Į Internetinis Žurnalas "Idėjos Jūsų Namams:" Tu Rasite Idėjų Ir Originalių Sprendimų, Projekto Planavimas Ir Dizainas Jūsų Namų Interjerą

Dokumentų Valdymas!

Dokumentų valdymas!

Dokumentų išsaugojimas!

Dokumentų išsaugojimo praktika siekiama išsaugoti informaciją, užtikrinti žiniasklaidos fizinį vientisumą ir prieigos prie informacijos kokybę.

Švari aplinka. Dulkių kaupimasis aplinkoje skatina grybų ir bakterijų atsiradimą, kurios daugėja, kai padidėja drėgmė, ir dulkių daleles paverčia buveinėmis, kurios yra ideali reprodukcijai.

Nerūkykite ir nevalgykite maisto ir gėrimų darbo zonoje. Vabzdžiai yra traukiami į organinę medžiagą ir dauginasi, kur jie randa maisto.

Temperatūra ir santykinė drėgmė turi būti palaikomi 20° C temperatūros ir 50% oro santykinės drėgmės rodikliais.
Aukšti temperatūros ir drėgmės rodikliai labai kenkia dokumentams, nes jie pagreitina cheminių medžiagų gedimo procesus, taip pat leidžia platinti vabzdžius ir mikroorganizmų (grybų ir bakterijų) ataka.

Ikonografiniai ar filmografiniai dokumentai, pvz., Filmai, nuotraukos, negatyvai ir mikrofilmai, turėtų būti laikomi žemesnėje temperatūroje, todėl jiems reikia specialios laikymo vietos ir metalinių baldų su emalio danga ir apdorojami fosfatuojant, kad būtų išvengta rūdžių.

Kaip išsaugoti dokumentus?

Dirbant su dokumentais, ypač istoriniais, reikia dėvėti pirštines. Natūralūs riebalai ant rankų laikui bėgant pakenkia dokumentui.

Consulting Konsultuodami knygas ar dokumentus, nepalaiko rankų ir alkūnių. Visada rekomenduojama juos tvarkyti ant stalo.

Removing Atkreipkite dėmesį į tai, kad nepažeistumėte dokumento arba nepažeistumėte dangčių ir spyglių, kai juos išimsite iš aplanko, dėžutės ar lentynos.

Išimdami knygą iš knygų spintos, privalote jį tvirtai laikyti įrišimo viduryje. Knygos pašalinimas ištraukiant virš viršutinio stuburo krašto sukelia sugadinimą.

Bend Nesulenkite ir nesipjaukite dokumentų, nes vieta, kur jie yra sulankstyti, sukelia trapią zoną, kuri lengvai pertrauka ir plyšsta.

Oid Venkite naudoti segiklius, ypač nuolatiniuose apsaugos dokumentuose. Be pagamintų perforacijų, metalas greitai užsikrečia.

Oid Venkite tiesioginio kontakto su popieriumi. Pageidautina naudoti plastikinius spaustukus arba apsaugoti dokumentus su nedideliu popieriaus gabalu kontaktinėje srityje
.
Ribokite štampavimo įrenginių naudojimą dabartiniuose dokumentuose. Tinkamai praplaukite lapą pusiau, kad atitiktų lapo centrą su perforavimo ženklu.

Use Nenaudokite lipnios juostos tiesiai ant dokumentų. Šio tipo klijai greitai praranda sukibimą, dėl to susidaro tamsi dėmė, dėl kurios sunku pašalinti.

Dokumento kopijuoklio naudojimas kontraindikuotinas, nes mašinos, veikiančios ultravioletinėje šviesoje dideliu intensyvumu, kenkia popieriui ir originalo dokumento rašalui
. Svarbu prisiminti, kad fotokopijos nepakeičia dokumento originalo ar antrojo egzemplioriaus.

Pakavimas ir sandėliavimas

Reikia užtikrinti, kad naudojamos medžiagos būtų kokybiškos. Dauguma rinkoje esančių popieriaus ir kartono yra rūgštūs ir turi kenksmingų elementų, tokių kaip ligninas ir siera.
Rūgštingumas, laikomas vienu iš blogiausių dokumento pablogėjimo veiksnių laikui bėgant, pasižymi migruojančiu po kontaktu, ty pakuotė, pagaminta iš prastos kokybės medžiagų, neišvengiamai pakenks joje esančiuose dokumentuose.

Reikėtų apsvarstyti geriausias pakavimo galimybes. Galite priimti skirtingus dėžių, vokų, aplankų, aplankų ir kt. Modelius.
. Siekiant apibrėžti geriausią pakuotės formą, būtina atsižvelgti į dokumento dydį ir tipą, turimą erdvę, išlaidas ir saugojimo laiką.

Niekada nenaudokite styginių ar gumos juostų, kurios supjaustytų ir sugadintų pakuotę ir joje supakuotus dokumentus. Pakeiskite medvilnės blizgesį.

Naudokite aplankus su plastikiniais tvirtinimo elementais ir strypais. Metaliniai tvirtinimo elementai lengvai rūdys ir sugadina dokumentą.

Naudokite pakuotę, kuri yra didesnė už dokumentą, kad jis nebūtų sulankstytas ar sumaišytas.

Store Nelaikykite dokumentų virš aplanko ar dėžutės talpos.

Vaizdo Redakcinė: Išmanus elektroninių dokumentų valdymas - Ugnius Keturka


Meniu