Į Internetinis Žurnalas "Idėjos Jūsų Namams:" Tu Rasite Idėjų Ir Originalių Sprendimų, Projekto Planavimas Ir Dizainas Jūsų Namų Interjerą

Dokumentų Laiko Lentelė!

Dokumentų laiko lentelė!

Laikotarpio lentelė - tai scheminis dokumentų gyvavimo ciklo aprašas, nustatantis einamojo ar sektoriaus rinkmenos laikymo terminus, perkėlimą į tarpinę arba bendrąją bylą, pašalinimą ar surinkimą.

Lentelė yra dokumentinio valdymo priemonė, kuri gali keistis, nes dokumentai keičiasi dėl socialinių, administracinių ir teisinių pokyčių.

DALYKAS / DOKUMENTŲ TIPAS: Lentelėje išvardyti dalykai / dokumentiniai tipai atitinka agentūros veiklos dokumentus.
Tai dokumentiniai tipai, kuriuos jau pašventino naudojimasis ir kai kurie teisės aktai, reglamentuojantys sektoriaus veiklą.

ARCHIVING DEADLINE: Dokumentų saugojimo laikas yra susijęs su jo gyvavimo ciklu.
Sektorių archyvai yra suinteresuoti susipažinti su dokumentais, kurie kasdien konsultuojami.

Paraiškų teikimo laikotarpis neturėtų viršyti penkerių metų, nes kyla pavojus kaupti nereikalingus dokumentus dabartiniam naudojimui ir padaryti prieigą sunku.
Dokumentai, kurie įvykdė savo tiesioginę funkciją, bet turi įrodomojo pobūdžio informaciją, turėtų būti perkelti į tarpinę bylą.
Dokumentai, turintys ilgą įrodomąją galią, gali būti perkelti į Valstybės viešojo archyvo tarpinį dokumentacijos skyrių.

Trečiajame etape numatoma rinkti viešųjų įstaigų parengtus dokumentus, turinčius informacijos apie jų vaidmenį visuomenėje.
Šis dokumentinis nuolatinės vertės kūrimas gaus archyvinį apdorojimą, kuriame numatoma, kad jos išsaugojimas, išdėstymas ir aprašymas bus prieinami moksliniams tyrimams.

Kaip naudoti laiko lentelę

Laikinoji dokumentų lentelė turėtų būti naudojama dokumentacijos klasifikavimo ir vertinimo metu. Atlikite šiuos veiksmus:

patikrinkite, ar dokumentai klasifikuojami pagal dalykus;

dokumentai, susiję su dviem ar daugiau dalykų, turėtų būti klasifikuojami ir sugrupuoti į dokumentų rinkinį (dokumentų rinkinį, procesą ar aplanką), kuris turi ilgesnį paraiškos pateikimo laikotarpį arba skirtas nuolatinei globai;

Ing paraiškos pateikimo terminas turi būti skaičiuojamas nuo pirmos fiskalinių metų, einančių po dokumento pateikimo, darbo dienos, išskyrus tuos, kurie patiria išlaidas, kurių pateikimo laikotarpis skaičiuojamas nuo Audito Rūmų patvirtinimo;

ištrinkite kopijas ir kopijas, kai originalus dokumentas yra dokumentų rinkinyje (dokumentacija, procesas ar aplankas);

užregistruokite ištrintus dokumentus;

parengia dokumentų, kuriuos ketinama perduoti organo ar subjekto tarpiniams archyvams, sąrašą arba Valstybinio viešojo archyvo tarpinį dokumentacijos skyrių;

OBS. Kai yra teisminis procesas, paraiškų pateikimo terminai turi būti sustabdyti iki tos pačios dienos

Dokumentinis vertinimas

Vertinime atsižvelgiama į pirmines ir antrines dokumentų vertes.

Pirminė vertė - tai dokumento vertė, atitinkanti tikslus, kuriems ji buvo sukurta, tiek administraciniais, tiek teisiniais, tiek fiskaliniais tikslais.
Dokumentai, turintys tik pirminę vertę, gali būti pašalinti po laikinojoje lentelėje nustatyto paraiškų pateikimo termino.

Sekundinė antrinė vertė - tai dokumento vertė, skirta kitiems tikslams, kurie nebūtinai yra tie, kuriems jis buvo sukurtas
. Antrinės vertės dokumentai yra kultūrinio, mokslinio, technologinio ar istorinio intereso.
Jie turi būti nuolat saugomi, net jei jie jau įvykdė savo pirmuosius tikslus.

Perkėlimas

Dokumentų perkėlimas iš dabartinės ar sektorinės rinkmenos į organo tarpinę bylą ir iš archyvo į archyvą yra pagrindinė veikla, siekiant racionalizuoti fizinių administracinių sričių erdvės naudojimą, išlaikant pirminės vertės dokumentaciją.

Perkėlimai turi būti vykdomi pagal dokumentų laikinųjų dokumentų lentelės nustatytus terminus.

Vaizdo Redakcinė: Excel 2010 lentelių sudarymas